团体参观访客邀约操作指南

导入前，先确认以下信息，后续填写模板和安排现场接待会更顺畅。

• 接待安排：确定参观时间、园区、接待单位、部门、接待人员和参观区域。
• 访客资料：收集姓名、手机号；需要邮件邀约的，补充邮箱。使用身份证核验的，核对证件号码并提醒访客携带本人身份证原件。
• 照片与车辆：按核验需要准备照片；有自驾或大巴来访的，提前收集实际到场车辆的完整车牌。
• 通知与通行：确认短信、邮件服务可用，约定到场核验方式，并检查人员门禁、车辆道闸的对接和授权设置。
• 操作权限：当前账号应能进入“访客管理 → 访客预约管理”，并看到“导入申请单”。

1. 进入访客管理 → 访客预约管理，点击导入申请单。
2. 点击下载.zip示例，解压文件，查看 Excel 中的“填写说明”。
3. 用本次名单替换示例数据，每位访客填写一行，保留原有列名和顺序。

填写后，参照示例包的结构，将 Excel 和 faceImage 文件夹一起打包成 .zip 文件，供下一步导入。

1. 在导入窗口选择所属园区；页面显示“所属单位”时，再选择接待单位。可选范围由账号权限决定。
2. 点击选择.zip文件，选中准备好的名单包。
3. 解析完成后，核对姓名、联系方式、来访时间、接待信息和照片。

出现“数据异常”“拜访时间异常”或“邮箱格式异常”时，修改 Excel 后重新打包、选择文件。照片未找到时，检查照片文件名与表格是否一致，以及文件是否放在 faceImage 文件夹中。

1. 核对名单和接待范围后，点击确认并上传。
2. 等待处理完成，查看每行的上传状态；有“上传失败”的，查看对应错误提示。
3. 返回访客预约管理，按来访日期、姓名或来访单位查找记录，检查人数、时间、接待对象和审核状态。

有失败记录时，按下面的步骤补传

1. 先在预约列表核对实际已创建的人员，特别是出现网络超时的记录；报错不一定代表后台没有保存。
2. 保留模板表头和原有列顺序，只将确认未创建成功的人员整理到一个新的 Excel，修正错误信息。
3. 将新 Excel 与这些人员对应的 faceImage 照片重新打包成 ZIP，再选择文件、预览并上传。

同一窗口里的失败行不会因再次点击上传而自动重试；重新选择整份原始名单会再次提交已成功的人员。补传后，再核对人数、来访时间和受访人。需要审核的预约，完成审核后再检查通知和通行安排。

预约创建后，系统会根据审核结果和通知设置发送邀约。接待人员可按下面几项检查发送情况。

• 短信邀约：检查手机号码和发送结果，确认短信包含访客本人的访客验证码。受短信发送政策限制，带链接的内容通常无法发送；本文采用发送验证码、到场报码的方式。
• 邮件邀约：检查邮箱、邮件服务和“员工邀约”模板；需要访客在线查看二维码时，在邮件模板中配置“访客码链接”。
• 待审核预约：先完成规定的审核，再检查通知是否发出。

在预约记录的操作 → 消息推送记录中可查看通知情况，也可进入短信或邮件发送记录页查询。发送失败时，按错误提示检查收件信息、服务和模板，查明原因后再处理重发。

通知中还应说明集合地点、需携带的证件和车辆入口。可使用文末的到访须知模板，补齐信息后发送给访客。

根据接待安排，访客可凭短信验证码到场报码，也可以出示邮件或接待人员提供的二维码。

收到短信：保留验证码，到场后报码

访客收到邀约短信后，保留其中的访客验证码。到达指定接待点时，向工作人员报出该码，配合核对身份和预约信息。报码后的具体操作见下一步。

收到邮件：打开链接查看二维码

1. 打开邮件中的访客码链接，进入本次预约详情；页面要求验证身份时，按提示完成。
2. 确认预约已审核通过，并在页面查看可用的访客二维码。
3. 到场时重新打开页面，按提示刷新后出示给访客机扫描。

邮件未提供链接，或页面显示尚未生效、已过期时，联系接待人员核对。

需要协助：由接待人员提供二维码

工作人员可在访客预约管理中找到本人预约，通过操作 → 访客码查看二维码，核对后向该访客提供，或在现场协助出示。

接待人员根据现场设备选择合适的核验方式。访客按指引完成其中所需的步骤即可。

报访客验证码

1. 访客到接待点报出短信中的验证码。
2. 工作人员通过现场核验系统查验对应预约，核对姓名、来访时间及身份信息；需要查验证件的，访客出示本人证件。
3. 核验通过后办理签到，领取或确认后续通行所需的凭证。

在访客机上扫码

1. 访客在手机上打开本人的二维码，将完整画面对准访客机扫码区域，保持屏幕清晰。
2. 等待设备显示或播报结果，按提示完成签到、打印凭条或领卡等现场步骤。
3. 根据工作人员指引，前往指定门禁入口。

这里是访客机扫描手机上的码。若使用手机扫描设备上的预约入口码，则会进入预约登记页面。

刷身份证并进行人证对比

1. 将本人身份证原件放在访客机读证区。
2. 启用人证对比的设备会提示访客面向摄像头，采集现场人像并与证件照片比对。
3. 等待人证对比和预约核验结果，通过后继续办理签到与通行。

这种方式需要设备支持身份证读取，并已启用人证对比。读证或比对失败时，按屏幕提示重试，仍无法通过的请工作人员协助。

现场通行包括人员门禁和车辆道闸。人员可按配置扫码、刷脸或刷访客卡；车辆通过车牌识别进入。接待人员应提前确认可用入口、通行时段和权限，并把具体方式告知访客。

先确认通行安排

• 预约已审核通过，人员的接待区域和车辆的停车区域正确。
• 对应门禁、道闸已完成对接，人员或车辆的权限已同步成功。
• 现场需要先签到或领卡的，先办好相应手续，再前往入口。

自驾或大巴来访，提前核对车牌

导入名单时填写本次来访车辆的完整车牌，并在到访前检查车辆授权结果。临时换车时，更新实际车牌并重新确认同步状态。司机到场后走指定车道；同车人员按接待安排完成各自的身份核验和人员通行手续。

核验通过了，门禁或道闸却没放行？

请工作人员依次检查当前凭证或识别到的车牌、允许通行的时间、入口范围，以及权限同步结果。访客机人证对比、签到和打印凭条是接待流程的一部分，门禁与道闸还需要各自的有效权限。

参观当天，可在访客预约管理中按日期、姓名或单位查找记录，结合“未签到”“已签到”“已签离”等状态，了解人员办理情况。

离场核对时，重点查看超时未签离，联系接待人员确认访客是否仍在现场，并按实际情况办理签离；超时签离表示已签离但超过预约时段，可用于回看接待安排。

需要了解人员经过哪个入口时，查看通行记录中的设备、时间和方向；车辆进出则核对已对接停车平台的记录。

参观结束后，提醒访客完成签离、归还访客卡或借用物品，司机从指定出口驶离。团体接待可分别核对人员离场和车辆驶离情况，避免只看车辆记录就遗漏同车人员。